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土木技術者の業務軽減とCO2削減を考える。

 URADO

北海道日高

URADOURADO Standard>Local RULE>導入前夜、心の切替え>印影も様式も必要ない!
URADOASP>導入前夜、心の切替え>印影も様式も必要ない!

▼STEP-0_導入前夜、心の切替え

0-3_導入前夜、気持ちの切りかえ 印影も様式も必要ない!

▼fig-01



ASP上での9号様式 様式自体が存在意義無し!

▼fig-02


《解説》 従前の監督実務において、たとえば9号様式を伴う指示・報告・提出・承諾・協議といった手続きにおいては、 紙面あるいは印刷イメージでExcel等にて作成されたファイルの電子メールによるやり取りやUSBメモリー等 による受け渡しによる手法をとっていたが、この場合下記のような問題が生じていた。
a)ファイルを開かないと、記述内容が不明。
b)ファイルを開くと印刷イメージであるため、作成者は印刷の体裁にも配慮して作成しなければならない。
c)作成はPCでファイルとして作成されるが、提出、承認や受理といった手続きが、何によって担保されるのか が曖昧であり、結局印刷して押印になりかねない。
d)ファイルを開くと印刷イメージであるため、複数を対比したり一連の手続きを順を追って確認することが困難。
e)ファイル名の命名方法やフォルダ分けなど、意識した管理を自ら行う必要があり、かつ検索が可能な管理手法が必要であるが個々の資質や手法に依存する。
f)提出物一覧も自身で改めて作成する必要が生じる。つまり、従来手法は印刷イメージを扱うことが無意識に前 提となっており、その弊害が作成時・管理時・検査時・納品時のあらゆる場面で現れる。結果、「電子的に扱う =プリンタを必要としないプロセス」を実現できない手法である。また、ASP上でこれらを扱ったとしても、 単に印刷イメージで作成されたファイルを扱うような仕組みであっては、結局メールでExcel等のファイルを受 け渡ししているのと何ら変わらない。作成支援機能や管理機能はASPの機能用件で定義されているため、この 部分については期待できるが、検査時の閲覧手法が結局”印刷イメージの表示”であっては、検査時・閲覧時に効 果的とは言えない。すなわち、「ASP=単なる帳票作成システム」としか用いることが出来ず、検査の円滑な 進行および、検査そのものの準備の省力化は期待できない。
  このようなことから第1回円滑化会議において、様式依存と印影にこだわることを払拭することを全出席者が 共通認識することが重要であり、受注者が受注工事の最終的な到着目標である工事検査の方法を当初に決定する 意義は大きく、ASP活用を成功させるためには必須である。

“9号様式”ではなく“9号手続き”と呼ぶこと。

▼FIG-03


《解説》従来の9号様式(紙面)の存在意義はその体裁から、誰が(受注者か発注者か)何を(何を提出するのか・何 の承諾の依頼なのか・何を指示するのか・何について協議を求めるのか)いつ届け出たのか(起案日)いつ意思 決定をしたのか(受理日)を管理し、その手続きが適切な時期に適切な処理がなされたことを担保すると共に、 それら発生した一連の全ての手続きのインデックスの単票となる。このように作成した9号全てが揃うことでイ ンデックスが完成する。つまり紙面での9号綴りがインデックスそのものとなる。 ASPの電子決裁機能を用いる場合、施工計画書など、提出物自体は実体のあるファイルとなるが、そのファイ ルに”誰が””いつ””何を手続き開始し””誰が””いつ受理などの処理をしたかの情報”が付与された状態 で管理される。その付与された情報を閲覧・管理できるのが電子決裁を行うASP上の画面そのものであるため、 9号様式のファイルを印刷の体裁を含めて作成する必要が無い。つまり、利用者は、かつて9号の中に記載され ていた”情報”の入力のみを行うことだけで、インデックスは自動生成するため、その内容が表示された画面が、 かつて紙面の9号が果たした役割を担わせることができる。それは単純なテキストベースの情報であるため、出 力時は欲しい体裁を任意に定義できる。電子納品時に必要となる打合せ簿管理ファイル(MEET.xml)を簡単に取 り出すことも可能である。(9号様式として印刷目的に出力することも可能)したがって、施工中に9号様式と して印刷出力することは不要であり、情報の閲覧と検索が自在であることから検査用にも9号様式として出力す る必要がなく、電子納品まで一貫して電子化されたまま取り扱うことが可能となる。 ASPでこれらの機能を満足する前提で電子決裁を適切に実施することで、印刷イメージとしての”9号様式” の存在意義は薄まり、何をいつ提出したといった情報の入力行為のみにより、監督実務要覧上あるいは共通仕様 書上の提出や報告といった手続きが完結する。このことから、入札制度のように業務改善された方法が可能とな る。結果的に受発注者共に行うことは、9号様式を作るのではなく、9号で行っていた手続きをASP上で行うことに行き着く。
 まず、ASPを活用し始めるユーザの意識改革のために“9号様式“とは呼ばず、”9号手続き”と呼ぶこと が印刷イメージ脱却への第一歩である。