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土木技術者の業務軽減とCO2削減を考える。

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URADOASP>RULE-010_ASP起案のQ&Aと命名ルールの重要性 -特に重要-

▼STEP- 2_施工中のASP活用

2-7_RULE-010_ASP起案のQ&Aと命名ルールの重要性 -特に重要-


発注者と受注者双方がASP使用開始前に行う確認事項のうち、特に重要な決定事項です。(=円滑化会議第一回に通常は含む。)これからASPを利用しようとするユーザーが通常思う疑問をQ&A形式に記述しました。

Q1. そもそも何を起案するのか?

A. 最終目標である中間検査や完成検査をどのレベルで行うかによって変わる。
 発注者と受注者の双方がASP使用開始前に何をWF処理するのか合意し、施行計画書に明記する。しかし、多くの発注者と受注者は、そもそもどれだけWF処理可能なものがあり、そのうちのどれを行うのが特記仕様書上の最低レベルの履行であるのか判断出来ないのが実状なのである。
 そこで、下記のような決裁運用rankによるWF処理の選択を提案したい。

 ▼RULE-10_表-1 ASP決裁案件の選択のためのrank
決裁運用rank ASPの活用範囲 コメント
Beginner 打合せ簿関係のみに限定 ASP初心者。PC不慣れ。
Standard 標準 標準。ASP経験者。
Expert ほぼすべて より上位の評価を求める企業
業務軽減の創意工夫を提案する企業
自社のデータ保存に電子化を推奨している企業
ITセキュリティレベルが高く教育の確りした企業
最新のacrobatを準備できる企業
PDF操作に自信があるひと。
スキャナー等が高性能な機種を準備できる現場

 このrankが、表-3の右端部の列にあり、それぞれの決裁案件に対する起案実行を○で記載した。
 なお、URADOにおいては、”無理な電子化(PDF化)は求めない”のが鉄則である。各企業、各自の目標と能力に合わせて決裁運用rankを決定することであり、 メリットを感じないのであればASP自体の運用を止めたほうが良い。

Q2.いつ起案するのか?

A .ASPはリアルタイムが基本 ...

Q3.様式は何を使うのか?

A. WF手続き(ワークフロー手続き)で行う。紙でいうところの様式のことであるが、ASPでは「09号手続き」と「11&14号手続き」の2種類しかない。
 日頃から「様式」と呼ばす、「手続」と呼び固定概念を払拭すること必須。

Q4-1.エクセルやワードで作成した、様式9号や休日作業届等はWFに添付するのか?

A. 添付しない。起案画面の内容部分に必用事項をテキストでべた打ちする。無駄なことはしない。(業務簡素化に反することは、マイナスの評価につながる可能性あり)  

Q4-2.電子化できない(しにくい)添付資料がある場合は?

A. 無理な作業は行わず、起案画面で「別途紙面添付資料有」と記載し、ASP起案に合わせて極力間があくことがないように紙面で提出する。

▼RULE-10_表-2 添付する資料の形式 20130701追記
ASP
起案内容
添付する資料の形式 詳細説明 注意すべき事項
TEXT PDFor紙 PDF化が困難であるもの(受注者の判断で随時選択する) 随時選択すると同一書類で電子と紙が混在することになり検査時に混乱する。二重納品の危険
TEXT PDF推奨 PDF化が容易であるもの:紙面が少ない、定型サイズに揃っているなど ASPによる検定時の優位性が低下する。
TEXT PDF PFD化が必須であるもの
TEXT ORG ExcelなどのデータをPDF化せずにオリジナルデータを添付すること。 検討事項:レギュラーホルダー内のオリジナルデータを添付し起案する場合は、
起案内容に「07_REGULARの○○のでーたを提出する。」で簡潔に事が済まないか?
データのすり替え、電子納品の問題ありか?
TEXT なし 起案画面の内容部分に必用事項をTEXTべた打ちのみ。 TEXTべた打ちのみで表現し、余計な添付書類は作らないこと。ただし、補足説明用の資料がどうしても必要ならば添付。

Q5.着工届など社印を押し、契約課に提出する書類をわざわざPFD化し添付して起案する理由は何か? 20130701追記

A. 従前の会計法による検査は出来た結果を検査するものであったが、現在の品確法に基づいた検査方法は完成に至るまでのプロセズを重視する。
たとえば、「施工計画書が受理されてから着工届が提出されているか?」など時間軸における整合性は確実に確認される。
 下記のリンクは、一般土木工事の工事検査サンプルデモであるが、いかに検査官からの時系列の確認行為が多いかお分かりいただけることだろう。
DEMONSTRATION-02
 ASPにおいては、時間軸に沿った全ての起案事項が検査官に対してひとつの画面上で簡潔明確に証明できる。また信用力も高く検査の時間短縮に寄与する。
 紙面で説明する場合は、多数の書類綴りのページを開いては閉じ、開いては閉じの繰り返しで苦労することだろう。
しかし、いくら努力しても(綺麗な寸分のずれもないインデックスを整然と貼ろうとも)
従前の9号様式の印影や記入された日付には”時”を証明するログが無いのである。
 戸惑うであろうが、ASP起案にて整理すればするほど検査時の安心感は増す。また、検査官は皆さんが思っている以上にASPに理解を示す。

Q6.ASP起案ルートは、誰まで決裁を取るのか?

A. 重要度により、以下の2種類を使い分ける。全てを総括監督員まで回すことの無いように注意!
 ▼RULE-10_表-3 ASP起案ルートの種類
ASP起案ルート だれまで決裁するか?
ルート-Ⅰ 総括監督員まで決裁する起案ルート
ルート-Ⅱ 主任監督員まで決裁する起案ルート

Q7.起案タイトルは、どの様に命名するのか?自由でよいのか?


A.【最重要】ASP起案「タイトル」は、ルール従い厳格に命名する。
-従わないと、間違いなく検定は失敗する!!!-
 なぜ?
 怠ると、検定時にスムーズにソート出来なくなり、検定時間が長引き、受験者の焦りにつながる。

(誤例)第10回 店社安全パトロール結果 頭に数字、全角英数字を用いるl、スペースを用いる。すべてNG!
(正例)>安全管理_2012-10 数字は後ろ、「_」(半角)が正解。 ※スペースを入れたい場合は、半角アンダーバーを使うこと必須

ASPを利用した検定が失敗に終る多くの理由は、
1 機器類の操作の不慣れ、準備不足による機器類のトラブル。
2 起案タイトルの命名に一貫性がなく、検査官の要求に応じた起案一覧のソート抽出が出来ない。
3 二重納品であるため、電子で説明するのか紙で説明するのか混乱。
である。
  この起案タイトル命名の重要性は、失敗の経験から学んだことである。よくよく考えること。

▼fig-01 ソートやフィルターで抽出が出来ない。



Q8.Beginnerランクは工事打合簿類程度が必須となっているが、従前から提出書類に9号様式を頭紙して提出しているのなら、結局、ほとんどの書類がWFで処理することにならないか?

A.中途半端な取り組みは、9号が紙とWFで混在することを覚悟する。

RULE-11_ASP起案一覧表

RULE-11_ASP起案一覧表は、別シートです。