本文へスキップ

土木技術者の業務軽減とCO2削減を考える。

 URADO

北海道日高

URADOURADO Standard>Local RULE>RULE-020_ワークフローにおける取扱い文書のルール
URADOASP>RULE-020_ワークフローにおける取扱い文書のルール

▼STEP-2_施工中のASP活用

2-10_RULE-020_ワークフローにおける取扱い文書のルール


1 文書タイトルと内容概略(主旨)は同じにし、提出回数を付する文書は、日本語名に回数を二桁とする。圧縮ファイルを使用する場合はZIP形式とする。

 例:施工計画書の当初版ならば 施工計画書_01 → 日本語名_提出回数
 詳細は、RULE-11 2-8_ASP起案一覧表 をみること。

2 文書の詳しい内容等は、内容欄に簡潔に記入すること。

 (1)可能な限り、内容欄にテキスト打ち込みで記入すること。
 (2)テキスト文章が長い場合は、メモ帖、ワードにて下書きし内容欄にコピペする。誤操作によるデータ消失を防止
 (3)相当に長い文章ならば、内容に簡潔な要旨を下記「詳細は添付による。」と結び添付書類としてよい。

3 文書IDは西暦年月日ローマ字を記入すること。

 例:20110614A → 起案日の日付とローマ字部分はその日起案した一番目 
 例:20110614B → 起案日の日付とローマ字部分はその日起案した二番目 、三番目は”C”

4 文書添付書類名称は文書IDと添付番号を添付書類名称の頭につけること。

 例:20XX26-XXXX_20110614B2_材料承諾.pdf → CCMS番号_文書IDと添付番号_日本語名称

5 CALS/EC初回打合せにて成果品を紙としている場合は添付しないこと。

 予めファイル容量や通信速度等を考慮の上決定する必要がある。
 この場合、添付資料名欄に資料名と「別途書面にて提出する。」の文言を明記すること。

6 資料が紙の場合はその履歴や作成年月日を明記しワークフロー起案日と合わせる。


7 添付資料は電子成果になるPDF(解像度300dpi)やP21、XLS、DOCとする。

 無駄に大きい解像度はダメ!電子成果作成時困る!
 (ASPは最終的にそのまま電子成果になるよう構成されている)。

《解説》詳細はベンダーに確認してください。
 各ワークフローには文書IDというものがあります。 決裁ルートはIDで管理することでASPシステム上の整理がしやすくなります。 従って、決済ルートを起案するときは必ずIDをつけます。 文書IDの命名は1に書いてあるとおりです。 添付書類の名称もこれと同様に2に書いてあるとおりにしてください。 これをすることで成果品作成時の面倒が減ります。 先に話した「CALS/ECの打合せ」で「成果品を紙媒体とするものは起案しなくていいんでしょ?」 という人がいますが、打合せや報告、提出などの記録忘れてもらっては困ります。 あくまで紙での運用としていますが、提出や変更、追記などが生じた場合はかならず起案してもらうことになります。 この場合、紙での運用としているものをわざわざデータ化してまで添付してはいけません。 その代わり、3に書いてあるとおり「別途書面にて提出致します。」と明記してください。 このとき、改訂履歴一覧表の日付はワークフローの起案日に合わせます。 添付資料となるデータがある場合は5に書いてあるデータ以外は認められませんので注意してください。