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土木技術者の業務軽減とCO2削減を考える。

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北海道日高

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RULE-117 電子文書作成要領~気配りを感じるPDF~company


2016/01/18公開,2016/03/07修正  作成提供:株式会社シビテック

目 次

第 1 章 総論
 1.1 目的
 1.2 適用範囲
 1.3 定義
2 第 2 章 作成要領
 2.1 PDF ファイルのしおり設定
  2.1.1 使用ソフトの仕様
  2.1.2 しおりの作成
  2.1.3 表示倍率の作成
 2.2 タグ付きしおりの作成
 2.3 PDF ファイルのデータ処理
  2.3.1 使用ソフトの仕様
  2.3.2 OCR 処理(文字認識・変換)
  2.3.3 最適化処理
 2.4 使用文字
 2.5 留意事項


1.総論


1.1 目的

 設計業務などを対象とした国土交通省の「土木設計業務等の電子納品要領(案)平成 20 年 5 月」(以 下、電子納品要領(案)と称す)は、成果品を電子的手段により提出する際の基準を定めたものであり、電子ファイルの「しおり(ブックマーク)」を報告書と同じ章、節、項(見出しレベル 1~3)を基本 として作成するように定められている。
 本要領は、当社が取り扱う成果品の品質向上を目的として、報告書ファイルの見出し作成に関する 要領および画像データの取り込み方法について手順を定めるものである。

1.2 適用範囲

 本要領が適用される範囲は、仕様書等により電子納品が求められている設計業務の電子成果品を対 象とし、具体例は次の通りとする。
(1)適用するもの
・報告書(設計報告書、業務報告書、調査報告書 等)
・設計計算書(構造計算書 等)
(2)適用しないもの ・設計図 ・数量計算書(概算工事費算出書等を含む)
・その他資料(付属資料、参考資料) 等
-1

1.3 定義

定義 本要領では、下記の通り用語を定義する。
 階 層:編(へん) 道路設計編、橋梁設計編・・・
 章(しょう) 第 1 章、第 2 章、第 3 章・・・・、または 1、2、3・・・
 節(せつ) 1、2、3・・・
 頁(こう) 1、2、3・・・
   (1)、(2)、(3)
    1)、2)、3)・・・、a)、b)、c)・・・等

報 告 書:業務成果を提示あるいは報告するために作成する資料であり、主に文章および表作成 ソフト(Word、一太郎、EXEL 等)を使用して文章を構成するものをいう。ただし、手 書きの資料を報告書の中に掲載する場合も、本要領の適用範囲とする。

設計計算書:主に書式化された構造計算書を対象とし、データベースや集計表を含まない。ただし、 設計計算書をその他資料として取り扱う場合や、文章中に組み込まれた図表として扱う 場合には、本要領の適用囲外(図表中に階層を設定する必要はない)とする。

設 計 図:CAD ソフト等により作成された図面類を示し、本要領の適用範囲外とする。ただし、 報告書の中に構成する場合には、「第○章 設計図」として分類するが、設計図内に節、 頁等の階層を設定する必要はない。

数量計算書:主に表計算ソフト(EXEL 等)を使用して構成された資料を示し、本要領の適用範囲 外とする。ただし、報告書の中に構成する場合には、「第○章 数量計算書」として分 類するが、数量計算書内に節、頁等の階層を設定する必要はない。

その他資料:付属資料は報告書本編を構成する一要素を示し、参考資料は報告書本編の内容を補足 する資料とする。報告書の中に構成する場合には、必ずしも節、頁等の階層を設定する 必要はない。

見 出 し:業務報告書等の電子化された文書に付与する「しおり(ブックマーク)」を意味し、 本要領ではPDF ファイルを対象とする。

OCR 処理:光学式文字認識またはその装置(Optical character recognition または Optical character reader)を意味し、取り込んだ画像データに文字認識処理を行うことによって、文字検 索が可能となる。

最適化処理:最適化(Optimization)は広義で対象システムやプログラム等の効率化、合理化、 簡素化等を意味するが、本要領ではデータファイルの再構築(整理整頓)によるデータ サイズの縮小化を対象とする。


2.作成要領

2.1 PDFファイルのしおり設定


2.1.1 使用ソフトの仕様

 使用ソフトは下記を標準とするが、操作性やセキュリティー、コンプライアンス等、その他事由に より別途ソフトを使用する場合には、電算委員会に上申すること。

▼表-1.使用ソフト一覧
 ソフト名  製造 Version等  備 考 
 Adobe Acrobat Adobe Systems Incorporated   X(ver.10)以上  シェアウエア
 JUST PDF JustSystems Corp  DF2以上  シェアウエア
※ソフトウェアのバージョンは更新計画により別途規定するが、本要領において PDF ファイルの仕様はver.1.7(ISO32000-1:2008)以上とする。

2.1.2 しおりの作成


 PDF ファイルの「しおり(ブックマーク)」は作成文章の「目次」と対を為すものであり、以下の 手順例によって組み込むことを基本とする。なお本要領において「しおり」は、見出しレベル 3(階 層:頁)までの作成を原則とする。

(1)表示倍率の設定
 
 ▼図-1.作成手順図(その1)  75%に設定 ※使用ソフト:JUST PDF2


 ▼図-2.作成手順例(その2) ※使用ソフト:JUST PDF2


2.1.3 表示倍率の設定


 PDF ファイルを開いた時の表示倍率は、作成ファイルのプロパティ制御によって設定することが 可能であり、電子文書の構成内容等によって作成者が任意に設定できるものとする。ただし本要領で は、仕様書等による特別な定めがない限り、初期設定の標準倍率を 100%とする。

注意事項)

1.電子納品要領(案)H16.6 改訂により、表示倍率の初期設定を 100%とする規定は廃止されたが、本 要領では 100%を標準とする。

2.作成ファイルにおいて「しおり」使用時の表示倍率は、作成ファイルのプロパティ制御に関わら ず、「しおり」作成時の画面表示倍率に依存するため留意すること。

設定例)
a) 使用ソフト:Adobe Acrobat


b) 使用ソフト:JUST PDF2



2.2 タグ付きしおりの作成


(1)見出しの設定 文章ソフト Word(Microsoft corp.)を使用する場合、PDF アドイン機能を使用することによって、「見出し設定(スタイル)」した項目のしおりを自動作成することができる。 ※使用ソフト:Word2010、JUST PDF2

 ▼図-3.作成手順図(その 3)

(2)PDF 出力 メニューバー「JUST PDF2」の「変換設定」を開き、「しおりを作成する」にチェックを入れてか ら、「PDF に変換」する。

※使用ソフト:Acrobat Reader

 ▼図-4.作成手順図(その 4)



2.3 PDF ファイルのデータ処理


2.3.1 使用ソフトの仕様


 使用ソフトは「2.1.1 使用ソフトの仕様」に準じるが、操作性やセキュリティー、コンプライアン ス等、その他事由により別途ソフトを使用する場合には、電算委員会に上申すること。なお、複合機 等によって直接ファイル処理を行う場合は、本要領の適用外とする。

2.3.2 OCR 処理(文字認識・変換)


 使用ソフトの仕様により、取り込みデータの品質に差異を生じることがあるため、業務成果として 使用する場合は必ず検証を行うこと。
処理例)

 ▼図-5.画像データ処理の例



2.3.3 最適化処理


 最適化処理によるファイルサイズの縮小について、下記に操作手順例を示す。ただし本要領では、 ファイル縮小率(圧縮率)が組込み画像数等によって差異を生じるため、処理の適否は使用者の判断 によるものとする。

 ▼図-6_追 1.最適化処理の例


2.4 使用文字


 電子ファイルのしおりに使用できる文字は、電子納品要領(案)P.22 による。

2.5 留意事項


(1)本要領は、当社が提示、開示する文章の全てに適用するものではなく、顧客、取引先との要求事項に照らし合わせ、柔軟に対応できるものとする。
(2)本要領の運用管理は、下記の情報管理者が総括的な責任を負うものとする。
 情報管理責任者: